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電話対応・メール・礼状の書き方

お世話になった人に感謝の意を伝えることは、礼儀作法の基本中の基本です。就職活動においてもそれは変わることはありません。しかし、お礼を伝えるための最善の方法が判らなくて困ってしまう人も少なくないのではないでしょうか? 就職活動における礼状や電話での対応について紹介していきます。

就職活動におけるお礼の作法

就職活動は、多くの人に支えられて成り立つものであるといえます。学校の先生や友人、志望先の企業にいるOBの人や人事課の人、ハローワークなどの就職の斡旋に携わっている人など様々な人が関わっています。こうした人たちに礼儀を尽くすこともまた、就職活動の一部なのです。

電話対応のマナー

電話は就職活動において最も多用する機会の多い連絡手段といえます。しかし、電話でのマナーがしっかりしていない人が会社側に不快感を与えるケースも少なくありません。どのようなことに注意して電話対応をすれば良いのでしょうか。

時間に注意する

電話を掛ける際に注意すべきなのは、「相手が応対できる時間」を意識することです。会社には朝礼や昼休みなど人が出払う時間が必ずあります。営業時間が9:00からなら朝の忙しい時間を避けるために10:00に、午後は昼休みを考慮して13:30以降にというように相手の都合を考えて行動するようにしましょう。

言葉は丁寧にはっきりと

電話を使うとき、声がくぐもって聞こえづらくなることがしばしばあります。また、相手の顔が見えない電話で会話する際は、どうしても言葉遣いが大雑把になってしまいます。就職活動で電話を掛けるときは、一言一句をはっきりと発音し丁寧な言葉で対応するように心がけましょう。

礼状・メールの書き方・マナー

無事に就職が決まったなら、お世話になった人や採用してくれた会社に礼状を送付するのが社会人としてのマナーです。最近は郵便よりも電子メールでの送付が主流になってきていますが、マナーそのものには変わりは無いのです。

挨拶を欠かさない

礼状などの手紙においては、「拝啓」と「敬具」といった文頭・文末の挨拶や時候の挨拶など定型化した挨拶を添えるのが一般常識になっています。手紙の場合、受け取った相手の顔を想像して礼儀を尽くすのが最低限のマナーとなっているのです。

顔文字・略語は使わない

メールの場合、友人との間で使うような略語や顔文字、崩し文字などの独特の文化があります。しかし、就職活動で顔文字や崩し文字などを使ったメールを企業に送付することは非常に無礼なことです。メールで礼状などを出す際には、出来るだけ正しい言葉遣いを意識して文章を書くようにするべきなのです。

伝えるべき内容は簡潔に

手紙を書く際に「文章量が多ければ多いほど気持ちが篭もっていて良い」という考えをする人は少なくありません。しかし、受け取る側にしてみれば「本題から話の中心がずれている文章」を長々と読まされているだけで、気持ちの良いものではないのです。礼状を書く際には、お礼と感謝の気持ちを簡潔に伝えるように意識することが大事です。

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